Dans leur acceptation générale, les archives sont un ensemble de documents, quels que soient leur date, leur nature, leur forme ou leur support, découlant des activités d'un créateur (personne morale ou physique) et conservées pour leur valeur de témoignage sur le producteur ou sur la société en générale. Pour savoir si on est en présence d'un document d'archives, on doit vérifier que le document :

 

1. Possède une forme fixe et un contenu stable

2. Soit un produit d'une activité

3. Ait été conservé et lié avec les documents accumulés au cours d'une même activité

4. Possède un créateur, un destinataire et un auteur

 

En vertu de ces critères, il est donc à noter que les publications faisant l’objet d’un dépôt légal ne sont pas considérées comme des documents d’archives. Il en est de même pour les journaux et les périodiques. Ces derniers possèdent tout de même une valeur documentaire importante.

 

Les archives se présentent donc sous diverses formes, notamment des photographies, des documents textuels, des enregistrements, etc.

 

 

Déposer au C.A.R.C.

 

Le premier mandat du Centre d’archives régional de Charlevoix (C.A.R.C.) concerne l’acquisition des archives d’origine privée de la région. Les individus, les familles, les entreprises ou les organismes privés peuvent donc choisir de déposer leurs archives dans notre institution. Quoique les versements s’effectuent généralement sous forme de don, il est également possible d’effectuer un prêt ou un dépôt.

 

Le C.A.R.C. est enregistré comme un organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du Revenu du Canada, ce qui lui permet d’émettre des reçus officiels aux fins de l’impôt utilisables comme don de bienfaisance tant au gouvernement fédéral qu’au gouvernement provincial. Lorsque le donateur d’un fonds ou d’une collection d’archives privées souhaite se prévaloir des avantages fiscaux auxquels il a droit, le C.A.R.C. fait appel aux services d’un évaluateur expert afin de fixer la juste valeur marchande du bien cédé. Cette évaluation permet au donateur de bénéficier d’un reçu d’impôt correspondant au montant de l’évaluation.

 

En déposant ses archives au C.A.R.C., le donateur s’assure de leur préservation dans des conditions optimales.